分布式團隊之所以成為可能，是因為技術(shù)上的創(chuàng)新允許他們的成員共享資源和協(xié)作，而不必在同一個物理位置。雖然有許多可用的協(xié)作工具，但根據(jù)團隊需求選擇合適的軟件可能意味著長期生產(chǎn)力和破壞性挫折之間的差異。

　　分布式團隊的獨特挑戰(zhàn) 無論分布式團隊是混合勞動力的一部分還是完全虛擬的，當(dāng)涉及到協(xié)作工作時，與面對面的團隊相比，他們都面臨著幾個獨特的挑戰(zhàn)。例如，溝通需要更加徹底和慎重。指示和期望不能含糊不清，因為可能無法快速獲得更多細節(jié)， 尤其是當(dāng)團隊成員被時區(qū)分開時。雖然混合團隊和虛擬團隊通常有許多可用的溝通渠道(如電子郵件、消息應(yīng)用程序或任務(wù)管理軟件)，但每個人可能不會以相同的方式使用它們，因此很容易錯過重要的細節(jié)。

　　由于溝通困難，許多遠程員工最終只能獨自工作，而不是與同事協(xié)作。雖然從個人的角度來看，這似乎是一個很好的解決方案，但是它阻礙了團隊發(fā)揮他們的全部潛力，因為很多工作最終都被重復(fù)做了不止一次。即使冗余保持在最低限度， 最終的可交付成果往往感覺像是從幾個不同的來源拼湊起來的東西，而不是一個單一的、連貫的項目。

　　協(xié)作工具帶來的四大常見生產(chǎn)力挑戰(zhàn) 雖然分布式團隊允許組織利用來自世界各地的人才，但如果沒有合適的軟件工具，將這些人聚集在一個高效的虛擬環(huán)境中可能會很困難。這些工具應(yīng)該幫助團隊克服與混合和遠程工作相關(guān)的常見問題。不幸的是， 組織有時試圖通過使用應(yīng)用程序來完成他們并沒有真正設(shè)計來處理的任務(wù)和流程。這最終導(dǎo)致浪費時間和挫敗感，因為員工不斷地試圖將一個方釘強行插入一個圓孔。

　　這里有四個挑戰(zhàn)，如果使用了錯誤的協(xié)作工具，這些挑戰(zhàn)往往會變得更糟:

　　1.混亂 生產(chǎn)力和效率在很大程度上取決于員工是否知道該做什么以及如何獲得履行職責(zé)所需的資源。當(dāng)軟件工具難以定位這些資源時，人們最終會花費寶貴的時間來搜索他們需要的東西，而不是做有成效的工作。任何花費數(shù)小時(甚至更長時間)的人 在各種Google Drive或Sharepoint文件夾中篩選，尋找他們需要的數(shù)字資產(chǎn)，他們知道混亂會對高效協(xié)作產(chǎn)生多大的影響。

　　2.工作流程中斷 良好的協(xié)作工具使員工能夠輕松管理單個工作流中的任務(wù)，從而減少在應(yīng)用程序之間轉(zhuǎn)移資源所花費的時間。隨著越來越多的人參與到一項任務(wù)中，保持流線型的工作流程變得更加重要。當(dāng)團隊成員必須不斷地在應(yīng)用程序之間移動資產(chǎn)，并從不同的存儲位置提取資產(chǎn)時，出現(xiàn)問題的可能性更大， 無論是文件被放錯了地方，還是關(guān)鍵任務(wù)被忽略和未完成。除了制造更多的混亂之外，工作流中斷還使得維護資產(chǎn)的單一來源變得困難。

　　3.版本控制 協(xié)作的最大挑戰(zhàn)之一一直是版本控制。當(dāng)多個人在一個項目上工作時，每個人都知道哪個版本的資產(chǎn)是最新的是至關(guān)重要的。雖然云應(yīng)用程序通過消除大部分本地文件存儲使這變得更加容易， 如果很難管理或使用平臺內(nèi)的資產(chǎn)，它們實際上會使問題變得更糟。這鼓勵人們創(chuàng)建自己的變通方法和流程，例如制作文件副本并在不同的平臺上共享它們。

　　4.安全性 除了降低工作效率，糟糕的協(xié)作工具還會帶來大量安全風(fēng)險。當(dāng)軟件工具使完成常規(guī)任務(wù)變得困難時，大多數(shù)人的反應(yīng)是發(fā)展他們自己的做事系統(tǒng)。不幸的是，從應(yīng)用程序中移除資產(chǎn)和工作流程會將它們暴露在一個開放的、有潛在危險的環(huán)境中。如果有人將資產(chǎn)的副本下載到感染了惡意軟件的設(shè)備上， 該文件一旦再次上傳或發(fā)送給其他團隊成員，就很容易成為代價高昂的安全漏洞的載體。

　　使用DAM軟件提高生產(chǎn)率 大量使用數(shù)字媒體資產(chǎn)(如高分辨率圖像、音頻文件和視頻)的分布式團隊可以通過實施針對其特定工作流程和協(xié)作需求而設(shè)計的數(shù)字資產(chǎn)管理(DAM)解決方案來避免這些工作效率挑戰(zhàn)。與大多數(shù)資產(chǎn)管理系統(tǒng)不同， DAM軟件在設(shè)計時就考慮到了可視化資產(chǎn)，因此協(xié)作團隊可以快速定位和訪問他們需要的資源，并將它們無縫集成到工作流中。

　　例如，使用Canto的DAM解決方案，組織可以建立專用的門戶，用于在分布的團隊和各種利益相關(guān)者之間共享資產(chǎn)。強大的組織功能使內(nèi)容搜索變得容易，而廣泛的集成消除了將文件從一個應(yīng)用程序傳輸?shù)搅硪粋€應(yīng)用程序的繁瑣過程。由于資產(chǎn)仍然存儲在Canto平臺中，因此維護嚴(yán)格的版本控制和保持敏感數(shù)據(jù)的安全要容易得多。